Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji Zakład Budżetowy w Łomży

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro

Załącznik Nr 4 do Zarządzenia nr …./13

 

 

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro

 

 

§ 1

 

  1. Niniejszy Regulamin dotyczy zamówień udzielanych przez Komórki Organizacyjne Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacji Miejskiej Zakład Budżetowy w Łomży
  2. Niniejszy Regulamin stosuje się do zamówień określonych w art.4 pkt 8 ustawy Pzp,                    tj tych, których wartość netto nie przekracza na przestrzeni roku równowartości 14.000 euro.
  3. Zamówienia, o których mowa w pkt 1 muszą być dokonywane przy zachowaniu postanowień ustawy o finansach publicznych, w sposób celowy i oszczędny,                               z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz                              w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

 

§ 2

 

  1. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, w sposób szczególny należy przestrzegać zakazu dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania postanowień ustawy Prawo zamówień publicznych.
  2. Podstawą obliczenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy (netto) ustalone z należytą starannością, nie wcześniej niż na 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
  3. Ustalenia szacunkowej wartości zamówienia dokonuje pracownik komórki merytorycznej występującej z wnioskiem o wszczęcie procedury.
  4. W tym przypadku ustalenia wartości zamówienia dokonuje poprzez analizę i badanie rynku.
  5. Ustalenie wartości zamówienia w oparciu o analizę i badanie rynku może mieć formę zapytania ofertowego prowadzonego drogą elektroniczną,  pisemną (faksem lub za pośrednictwem poczty), według wzoru określonego w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu,  a także w formie rozmowy telefonicznej. Tak przeprowadzone zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie wyczerpuje formuły zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów Prawo zamówień publicznych.
  6. W przypadku dokonywania czynności, o których mowa w ust 5 drogą telefoniczną, osoba wskazana w ust. 3  sporządza pisemna notatkę wg wzoru określonego w załączniku                  nr 2 do niniejszego Regulaminu, w której zawiera ustalenia z rozmowy telefonicznej.

 

§ 3

 

  1. Osoba wskazana w § 2 ust 3 sporządza opis przedmiotu zamówienia, ustala termin realizacji zamówienia, bądź formułuje inne wymagania Zamawiającego stawiane Wykonawcom dotyczące uprawnień, kwalifikacji, atestów, certyfikatów i przekazuje                    w formie zaproszenia do składania ofert Koordynatorowi, o którym mowa w zarządzeniu nr …/13.
  2. Dokumentacja ta powinna zawierać również:

            - dla robót budowlanych - kosztorys inwestorski albo planowane koszty robót budowlanych

              zgodnie z art.33 ustawy,

            - dla prac projektowych - wycenę prac projektowych albo planowane koszty prac

               projektowych,

            - dla usług i dostaw - podstawę oszacowania wartości zamówienia zgodnie z art. 34

              ustawy,

            - kosztorys lub przedmiar robót, dokumentację projektową, również w wersji elektronicznej,

            - wzór umowy lub  inne istotne warunki umowy takie jak: termin realizacji lub dostawy, okres

              Gwarancji,  warunki płatności, kary umowne,

           - informację dotyczącą osoby uprawnionej do kontaktowania się z wykonawcami w zakresie

              przedmiotu zamówienia.

  1. Koordynator weryfikuje treść zaproszenia ofertowego pod kątem zgodności                                     z niniejszym regulaminem i kieruje zaproszenie, do złożenia ofert (wg załącznika nr 3 do Regulaminu) drogą elektroniczną do minimum 3 potencjalnych wykonawców.  Wymóg ustalenia cen, u co najmniej 3 potencjalnych wykonawców nie obowiązuje, jeżeli na rynku wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniej niż 3 wykonawców lub zachodzą obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie zamówienia określonemu wykonawcy. Fakt ten wymaga opisania w notatce służbowej oraz we wniosku o wszczęcie postępowania.

            W zaproszeniu  do złożenia ofert wskazuje się adres poczty elektronicznej, dedykowanej           konkretnemu zamówieniu na który będą wpływały oferty.

  1. W sytuacji braku kontaktu drogą elektroniczną, dopuszcza się możliwość wysłania zaproszenia faksem lub listem zwykłym. W tym przypadku dopuszcza się złożenia ofert wg wzoru określonego w załączniku Nr 4 do Regulaminu.
  2. Pracownik merytoryczny  sporządza  protokół z postępowania  z rekomendacją wyboru najkorzystniejszej oferty. Wzór  oferty stanowi załącznik Nr 5 do Regulaminu.

            Wzór protokołu stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu. Wybór oferty zatwierdza Kierownik

            Zamawiającego.

  1. Osoby biorące udział w postępowaniu składają oświadczenie o bezstronności wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 8 do Regulaminu.
  2. Dopuszcza się negocjowanie cen i innych parametrów oferty z wykonawcami do których zostało skierowane zaproszenie.
  3. Nie należy  kierować zaproszeń do złożenia ofert do wykonawców, którzy  w przeszłości wykonali zamówienie na rzecz Urzędu w sposób nieprofesjonalny, pozbawiony należytej staranności, a w szczególności:

            - nie wykonali zamówienia w terminie umownym, z przyczyn leżących po stronie

               Wykonawcy,

            - dostarczyli przedmiot zamówienia o niewłaściwej jakości,

            - nie wywiązali się z warunków gwarancji lub rękojmi,

            - wykonana usługa obarczona była wadą ukryta, której usunięcie pociągnęło koszty po     

              stronie Zamawiającego.

  1. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty wg wzoru określonego w załączniku Nr 7 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro umieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego  ub przekazuje się pocztą elektroniczną na adres Wykonawców biorących udział w postępowaniu.
  2. Rejestr udzielonych zamówień w kwotach do 14.000 euro prowadzi Koordynator.

 

§ 4

 

  1. Osoba wskazana w § 2 ust 3 przygotowuje umowę. Do zawarcia umowy stosuje się

            odpowiednio przepisy wewnętrzne w tym zakresie, z opinią Radcy Prawnego włącznie.

  1. Pracownik komórki organizacyjnej wszczynającej procedurę w sprawie zamówienia na mocy niniejszego Regulaminu odpowiedzialny jest za przechowywanie całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i prowadzeniem zamówienia oraz jej archiwizowanie zgodne z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
Data powstania: środa, 6 mar 2013 12:46
Data opublikowania: środa, 6 mar 2013 12:48
Opublikował(a): Marek Chojnowski
Zaakceptował(a): Marek Chojnowski
Artykuł był czytany: 1337 razy